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Erstattung von Auslagen für Mitglieder

Um als Mitglied einen Beleg einzureichen und den Betrag überwiesen zu bekommen, benötigt Ihr nur drei Dinge: die Nummer des Vorstandsbeschlusses, den Betrag und den Beleg.

Das Formular zum Einreichen von Belegen steht über die Mitgliederverwaltung zur Verfügung, und zwar für alle Vorstandsmitglieder und alle Freiwilligen. Hierzu meldet Euch bitte zunächst in der Mitgliederverwaltung an, am besten mit diesem Link. Anschließend erreicht Ihr unter “Meine Daten” / “Auslage einreichen” das weiter unten abgebildete Formular.

  • Bei “Rechnungs-/Belegnummer” tragt Ihr die Nummer des Vorstandsbeschlusses ein (siehe Anmerkung 1 unten). Eine Liste aller dieser Nummern findet Ihr hier.
  • In das Feld “Betrag” kommt natürlich der zu überweisende Betrag. Dabei handelt es sich um den Betrag, der auf dem Beleg als Summe ausgewiesen ist, einschließlich gezahlter Lieferkosten und Steuern, abzüglich eines etwaigen Skontos.
  • Anschließend ladet Ihr genau eine Beleg-Datei hoch (siehe Anmerkung 2 unten). Bei mehreren Belegen müsst Ihr sie zunächst kombinieren (siehe Anmerkung 3 unten). Oder Ihr führt den ganzen Vorgang “Auslage einreichen” mehrfach durch und bekommt dann auch separate Erstattungen. Übertreibt es aber bitte nicht, jede Banktransaktion kostet den Verein Gebühren.
  • Das Geld wird dann an die IBAN überwiesen, die für Eure Mitgliedschaft in EasyVerein hinterlegt ist. Wenn Ihr das Geld woanders hin überwiesen bekommen möchtet, dann gebt bitte diesen anderen Empfänger mit Name und IBAN im Feld “Abweichender Rechnungssteller” an.
  • Das Feld “Datum” ist auf den aktuellen Tag eingestellt. Das könnt Ihr so lassen.
  • Die Felder Steuer, Steuersatz und Steuern lasst Ihr bitte wie sie sind.
  • Wenn Ihr wichtige Zusatzinformationen habt, dann druckt sie bitte auch als PDF und kombiniert sie mit dem eigentlichen Beleg.

Bitte nicht vergessen, die Beleg-Datei anzuhängen. Ansonsten scheitert der Vorgang und Ihr müsst alles nochmal eintippen. Am Schluss “Rechnung abschicken” anklicken – fertig!

Anmerkungen

(1)  Auch Beschlüsse der Vergangenheit, die bis heute Gültigkeit haben, wurden rückwirkend nummeriert. Sollte der Beschluss erst vor kurzem gefasst und in der Liste noch nicht verzeichnet sein, dann erfragt die Nummer bitte per Email an info@theverein.com 
(2)  Der Beleg muss in Form genau einer PDF-Datei vorliegen. Wer Text-Dateien, E-Mails, Fotos oder Scans hat, der muss sie zunächst in ein PDF-Format umwandeln. Der einfachste Weg hierzu ist die Werkzeug-Sammlung https://tools.pdf24.org/en/, die kostenlos zur Verfügung steht. Mit Images-to-PDF können Bilder umgewandelt werden.
(3)  Wer mehrere PDF-Dateien hat, der muss sie zu einer PDF-Datei kombinieren. Mit Merge PDF können Dateien zu einem PDF zusammengefügt werden. Anschließend kann die Ergebnisdatei heruntergeladen und anschließend über den Link zum Verein Buchhaltungssystem hochgeladen werden.

German above

Reimbursement of Expenses for Members

To submit a receipt as a member and receive reimbursement, you only need three things: the Board resolution number, the amount, and the receipt.

The form for submitting receipts is available via the membership system and can be used by all Board members and volunteers. To access it, please first log in to the membership system, preferably using this link. Then navigate to “My Data” / “Submit Expense” to access the form shown below.

  • In the field “Invoice/Document Number”, enter the Board resolution number (see remark 1 below). A list of all such numbers can be found here.
  • In the “Amount” field, enter the amount to be reimbursed. This is the total amount shown on the receipt, including delivery costs and taxes, minus any discount (e.g. cash discount).
  • Next, upload exactly one receipt file (see remark 2 below). If you have multiple receipts, you must first combine them into a single file (see remark 3 below). Alternatively, you may submit the process multiple times and receive separate reimbursements. However, please avoid excessive submissions, as each bank transaction incurs fees for the Association.
  • The reimbursement will be transferred to the IBAN stored in EasyVerein for your membership. If you would like the payment to be sent to a different account, please enter the alternative recipient’s name and IBAN in the field “Different Invoicer”.
  • The “Date” field is set to the current date and can be left unchanged. 
  • Please leave the fields for tax, tax rate, and taxes as they are.
  • If you have important additional information, please include it as a PDF and combine it with the main receipt file.

Please do not forget to attach the receipt file. Otherwise, the submission will fail and you will need to enter everything again. Finally, click “Send Invoice” — done!

Remarks

(1)  Decisions made in the past that remain valid today have also been assigned numbers retrospectively. If a decision was adopted only recently and is not yet listed, please request the number by email at info@theverein.com. 
(2)  The receipt must be submitted as exactly one PDF file. If you have text files, emails, photos, or scans, you must first convert them into PDF format. The easiest way to do this is by using the free tool collection available at https://tools.pdf24.org/en/. The “Images to PDF” function can be used to convert images.
(3)  If you have multiple PDF files, you must combine them into a single PDF file. The “Merge PDF” tool can be used to merge multiple files into one PDF. The resulting file can then be downloaded and uploaded via the link to the Association’s accounting system.