English version below

Erstattung von Auslagen für Nicht-Mitglieder

Um einen Beleg einzureichen und eine Überweisung zu veranlassen, ohne Mitglied im Verein zu sein, benötigt Ihr (wie die Mitglieder) drei Dinge: die Nummer des Vorstandsbeschlusses, den Betrag und den Beleg. Zusätzlich müsst Ihr uns aber noch sagen, an wen das Geld überwiesen werden soll und an wen wir uns bei Rückfragen wenden können.

  • Die Nummer des Vorstandsbeschlusses ist absolut notwendig. Ohne die Nummer können wir Eure Anfrage nicht bearbeiten. Eine Liste aller dieser Nummern der Vorstandsbeschlüsse findet Ihr hier (siehe Anmerkung 1 unten).
  • In das Feld “Betrag” kommt natürlich der zu überweisende Betrag. Dabei handelt es sich um den Betrag, der auf dem Beleg als Summe ausgewiesen ist, einschließlich gezahlter Lieferkosten und Steuern, abzüglich eines etwaigen Skontos.
  • Wir können das Geld an Euch überweisen, wenn Ihr einen Dritten bezahlt habt. Oder wir können das Geld direkt an einen Dritten überweisen, damit Ihr das Geld nicht auslegen müsst. Wir müssen nur eindeutig wissen, an wen das Geld gehen soll, und brauchen Name und IBAN des Empfängers.

Wir empfehlen Euch, für all diese Informationen dieses Formular zu verwenden. Dann vergesst Ihr nichts und wir ersparen uns Rückfragen. Füllt es aus, speichert es auf Eurer Festplatte und schickt es dann als PDF-Anhang per Email an treasurer@theverein.com. Ihr könnt die Informationen auch direkt in eine Email tippen, wenn Ihr 100% nichts vergesst.

Außerdem müsst Ihr unbedingt den Beleg senden, aus dem hervorgeht, wofür der Verein das Geld zahlt. Das kann eine Rechnung sein, die zu bezahlen ist oder eine Rechnung, die Ihr bereits bezahlt habt. Achtung: Es kann wirklich nur eine einzige Beleg-Datei sein (siehe Anmerkung 2 unten). Bei mehreren Belegen müsst Ihr sie zunächst kombinieren (siehe Anmerkung 3 unten). Oder Ihr führt den ganzen Vorgang mehrfach durch, füllt also mehrere Formulare aus und hängt sie an mehrere Emails an. Dann werden wir das Geld auch separat überweisen. Übertreibt es aber bitte nicht, jede Banktransaktion kostet den Verein Gebühren.

Anmerkungen

(1)  Auch Beschlüsse der Vergangenheit, die bis heute Gültigkeit haben, wurden rückwirkend nummeriert. Sollte der Beschluss erst vor kurzem gefasst und in der Liste noch nicht verzeichnet sein, dann erfragt die Nummer bitte per Email an info@theverein.com 
(2)  Der Beleg muss in Form genau einer PDF-Datei vorliegen. Wer Text-Dateien, E-Mails, Fotos oder Scans hat, der muss sie zunächst in ein PDF-Format umwandeln. Der einfachste Weg hierzu ist die Werkzeug-Sammlung https://tools.pdf24.org/en/, die kostenlos zur Verfügung steht. Mit Images-to-PDF können Bilder umgewandelt werden.
(3)  Wer mehrere PDF-Dateien hat, der muss sie zu einer PDF-Datei kombinieren. Mit Merge PDF können Dateien zu einem PDF zusammengefügt werden. Anschließend kann die Ergebnisdatei heruntergeladen und anschließend über den Link zum Verein Buchhaltungssystem hochgeladen werden.

German version above

Reimbursement of Expenses for Non-Members

To submit a receipt and request a payment without being a member of the Verein, you need (just like members) three things: the Board resolution number, the amount, and the receipt. In addition, you must tell us who the payment should be made to and whom we can contact in case of questions.

  • The Board resolution number is absolutely required. Without it, we cannot process your request. A list of all Board resolution numbers can be found here (see remark 1 below).
  • In the “Amount” field, enter the amount to be transferred. This is the total amount shown on the receipt, including delivery costs and taxes, minus any discount (e.g. cash discount).
  • We can either reimburse you if you have already paid a third party, or we can transfer the amount directly to a third party so that you do not have to pay in advance. In either case, we must clearly know who should receive the payment and require the recipient’s name and IBAN.

We recommend using this form to provide all required information. This ensures that nothing is missing and avoids follow-up questions. Please complete the form, save it to your device, and send it as a PDF attachment by email to treasurer@theverein.com. Alternatively, you may include all information directly in an email – provided you are absolutely sure that nothing is missing.

You must also include the receipt showing what the Verein is paying for. This can be an invoice that still needs to be paid or one that you have already paid. Please note: only a single receipt file can be submitted (see remark 2 below). If you have multiple receipts, you must first combine them into one file (see remark 3 below). Alternatively, you may repeat the process, submitting multiple forms and emails, in which case reimbursements will be processed separately. However, please avoid excessive submissions, as each bank transaction incurs fees for the Verein.

Remarks

(1)  Decisions made in the past that remain valid today have also been assigned numbers retrospectively. If a decision was adopted only recently and is not yet listed, please request the number by email at info@theverein.com. 
(2)  The receipt must be submitted as exactly one PDF file. If you have text files, emails, photos, or scans, you must first convert them into PDF format. The easiest way to do this is by using the free tool collection available at https://tools.pdf24.org/en/. The “Images to PDF” function can be used to convert images.
(3)  If you have multiple PDF files, you must combine them into a single PDF file. The “Merge PDF” tool can be used to merge multiple files into one PDF. The resulting file can then be downloaded and uploaded via the link to the Association’s accounting system.