English version below

Zahlungen vom Verein erhalten

Um Geld vom Verein zu erhalten, gibt es drei Regeln: Es muss erlaubt sein, nachvollziehbar und einfach. Wir wollen keine unnötige Bürokratie, aber es geht auch nicht, dass jeder macht was er will. Und wir müssen es tausendfach wiederholen können.

Wenn Ihr Mitglied im Verein seid, dann meldet Euch bitte in unserer Mitgliederverwaltung “EasyVerein” an und wählt unter “Meine Daten” die Option “Auslage einreichen”. Wie die Felder auszufüllen sind, lest Ihr hier.

Wenn Ihr kein Mitglied seid, dann gibt es für Euch ein ähnliches Formular im PDF-Format. Welche Informationen wir dann benötigen, lest Ihr hier.

Zum besseren Verständnis

Der Haushaltsplan ist wirklich nur eine Planung. Was dort drin steht, wird nicht ohne weiteres auch ausgezahlt. Für eine konkrete Auszahlung braucht es immer einen Beschluss des Vorstands.

Dieser Beschluss kann:

1. einmalig gelten (zum Beispiel für einen Antrag auf einen Zuschuss), 
2. für eine Reihe von Zahlungen, die wiederum zu einem Projekt mit Anfang und Ende gehören können (zum Beispiel ein Fun Day) oder 
3. ohne Ende in regelmäßigen Abständen wiederkehren (zum Beispiel monatliche Kontogebühren). 

Alle drei Arten werden in EINER Liste von Vorstandsbeschlüssen zusammengefasst. Dabei achten wir darauf, dass nicht mehr gezahlt wird als genehmigt wurde. Gilt ein Beschluss für mehrere Zahlungen, dann müssen wir mitschreiben, was bereits gezahlt wurde. Dazu legen wir in EasyVerein einen Code für Abteilung/Projekt an. Um zusätzliche Details zu erfassen, legen wir oft auch ein Google Sheet an, um schneller überblicken zu können, wofür Geld bezahlt wird und wer es bekommt. In vielen Fällen reicht Ihr aber auch einfach nur den Beleg ein und bekommt ein paar Tage später das Geld überwiesen.

Einreichen von Belegen zur Erstattung	Typische Dauer	Hintergrund
Mittels EasyVerein “Auslage einreichen”	24h bis 1 Woche	Der Beleg landet hier direkt in der Buchhaltung. Wenn der Schatzmeister am PC sitzt und Euer Konto bei der Commerzbank ist, dann kann das Geld durchaus am nächsten Tag auf eurem Konto sein.
Mittels PDF Formular per Email	48h bis 1 Woche	Auch hier haben wir alle Informationen digital vorliegen, müssen sie aber noch in die Buchhaltung laden.
Wahlloses Zusenden von Informationen und Belegen	2-8 Wochen	Mangels Formular fehlen häufig Informationen und müssen erst detektivisch zusammengesucht werden. Und es muss sich jemand finden, der alles für die Buchführung digital zusammenbastelt.

Deutsche Version oben

Receiving Payments from the Verein

There are three principles for receiving money from the Verein: it must be permitted, transparent, and simple. We want to avoid unnecessary bureaucracy, but it is also not acceptable for everyone to act without clear rules. At the same time, the process must be scalable and repeatable.

If you are a member of the Verein, please log in to our membership system EasyVerein and select “Submit Expense” under “My Data”. Instructions on how to complete the form can be found here.

If you are not a member, a similar form is available in PDF format. Details on the required information can be found here.

For Better Understanding

The budget plan is truly just a plan. The amounts shown in it are not automatically paid out. Any actual payment always requires a resolution of the Board.

Such a resolution may apply in three ways:

1. as a one-time approval (for example, a grant request),
2. for a series of payments that may be linked to a project with a defined start and end (for example, a Fun Day), or
3. as an ongoing approval for recurring payments without a fixed end date (for example, monthly bank fees).

All three types are recorded in a single list of Board resolutions. In doing so, we ensure that no more is paid out than has been approved. If a resolution covers multiple payments, we must track what has already been paid. For this purpose, we create a code for a department/project in EasyVerein. To capture additional details, we often also maintain a Google Sheet to provide a clearer overview of what funds are being used for and who receives them. In many cases, however, it is sufficient simply to submit a receipt, and the reimbursement will be transferred within a few days.

Method	Typical Processing Time	Background
Via EasyVerein “Submit Expense”	24 hours to 1 week	The receipt is recorded directly in the accounting system. If the Treasurer is working on it and your account is with Commerzbank, the payment may arrive as early as the next day.
Via PDF form by email	48 hours to 1 week	All information is available digitally, but still needs to be entered into the accounting system.
Sending information and receipts in an unstructured way	2–8 weeks	Without a form, important information is often missing and must be reconstructed manually. Additionally, someone must compile everything into a usable digital format for accounting.